A vendégeknek általában minden hotelben és hasonló szálláshelyen be kell jelentkezniük, amely során meg kell adni vagy igazolni kell a vendégek személyes adatait. A bejelentkezési folyamat eltérhet a különböző szálláshelyeken, különösen az apartmanok vagy vendégházak esetében, de általánosságban elmondható:
- A vendégeknek be kell mutatniuk a foglalás visszaigazolását, valamint a személyes okmányukat, mint például az útlevelüket vagy a személyi igazolványukat, néhány esetben a vezetői engedélyüket, amelyeket a hotel lemásolhat vagy megőrizhet a nyilvántartáshoz, és a vendégeknek alá kell írniuk a regisztrációs nyomtatványt. Általában szobánként egy vendégnek elég átesnie a regisztráción.
- Néhány szálláshely az általános bejelentkezési eljárás részeként hitelkártyát kér biztosítékként, vagy akár kauciót is kér a tartózkodás alatt esetlegesen előforduló kiadásokra (szobaszerviz, minibár).
Határozottan javasoljuk, hogy előzetesen nézze át a bejelentkezési folyamatot, függően attól, hogy milyen típusú szálláshelyen foglalt, akkor különösen, ha apartmant, vendégházat stb. foglalt.
Hotelek: A bejelentkezési időszak különböző lehet, de nagyjából déli 12-től délután 4 óráig terjed, függően a szálláshely szabályaitól és előírásaitól.
Korai és kései bejelentkezésre is van lehetőség mindaddig, amíg a vendég minden szükséges információt előre közöl a hotellel és megteszi a megfelelő intézkedéseket. Néhány hotel ezért felárat számít fel, néhánynál pedig nincs lehetőség korai vagy kései bejelentkezésre, mert a recepció éjjel zárva lehet.
Aparthotelek és vendégházak: Kérjük, vegye figyelembe, hogy ezek független szálláshelyek, egyéni szabályzatokkal, amelyek a hotelekétől jelentősen eltérő bejelentkezési eljárást is alkalmazhatnak. A legtöbb esetben ezek a szálláshelyek nem rendelkeznek recepciós pulttal, és a vendégeknek egy másik helyen kell átvenniük a szobakulcsokat. A vendégeknek néha fel kell hívniuk a szálláshelyet, és a bejelentkezési procedúra az érkezési időpontjuktól függhet. Az apartmanok és vendégházak kauciót is kérhetnek garanciaként, amelyet aztán a vendég visszakap, ha nem tett kárt a szálláshelyben, ha viszont valamilyen kárt okozott, akkor a kaució egy részét vagy egészét elveszíti.